Omgangsregels, klachten en vertrouwenspersoon

Protocol klachten &  vertrouwenspersoon ‘t Heike

Inleiding:

 

‘t Heike kent een klachtenprocedure voor zowel vrijwilligers als bezoekers en omwonenden. Het is gebleken dat deze afdoende is voor de reguliere klachten. De klachten die schriftelijk binnen komen bij het dagelijks bestuur of de beheerder worden in eerste instantie afgehandeld door de beheerder en legt de klacht schriftelijk vast in het daglogboek en/of klachtendossier. Een doelstelling van ‘t Heike is dat de bezoekers op een leuke, educatieve en veilige manier gebruik kunnen maken van de faciliteiten van het recreatiepark. Een andere doelstelling is dat de beheerders en vrijwilligers in een veilige omgeving hun werkzaamheden uit kunnen voeren.

Daarnaast is de realiteit dat er soms problemen kunnen voorkomen tussen beheerders, bezoekers en vrijwilligers. Om op een goede manier met eventuele problemen om te gaan heeft het bestuur van ‘t Heike een vertrouwenspersoon aangesteld.

 

Doel:

Functie van vertrouwenspersoon vastleggen en de procedure om deze te raadplegen.

 

Algemeen:

Binnen ‘t Heike is een vertrouwenspersoon aangesteld waar bezoekers, medewerkers en vrijwilligers terecht kunnen voor de volgende zaken: verbaal, psychisch en fysiek geweld, ongewenst gedrag, ongewenste intimiteiten en discriminatie.

De taak van de vertrouwenspersoon omvat:

  • Hulpverlening

  • Bijdragen aan het voorkomen van geweld, ongewenste intimiteiten en discriminatie

  • Eenmaal per kwartaal schriftelijk verslag uitbrengen aan directie en het bestuur

De vertrouwenspersoon heeft de volgende bevoegdheden:

  • Het recht tot bemiddelen tussen klager en aangeklaagde en het inwinnen van informatie bij overige betrokkenen

  • Het op eigen initiatief raadplegen van interne/externe deskundigen

  • Het geven van voorlichting aan medewerkers en vrijwilligers over de functie van vertrouwenspersoon

  • Het begeleiden van de klager bij de klacht

  • Het begeleiden van een klager bij het inschakelen van een hulpverleningsinstantie

  • Zorgen voor nazorg

Procedure:

  1. Een medewerker of vrijwilliger die geconfronteerd wordt met ongewenste intimiteiten, geweld of discriminatie kan bij de vertrouwenspersoon een klacht indienen, bij voorkeur schriftelijk.

  2. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingebracht. Van een mondelinge klacht wordt een verslag gemaakt dat wordt overhandigd aan de klager door de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon adviseert en overlegt met de klager of de procedure moet worden voortgezet. Anonieme klachten kunnen niet in behandeling worden genomen.

  3. Vertrouwenspersoon stelt het bestuur in kennis van het feit dat hij een klacht onderzoekt

  4. De vertrouwenspersoon onderzoekt de klacht door klager en aangeklaagde buiten elkaars aanwezigheid te horen. Dit horen geschiedt uiterlijk binnen twee weken nadat de klacht ingediend is.

  5. Indien de geklaagde weigert te worden gehoord zal de vertrouwenspersoon per aangetekende brief betrokkene uitnodigen alsnog schriftelijk of mondeling te reageren. Voldoet de aangeklaagde niet aan dit verzoek dan wordt de weigering in de procedure opgenomen.

  6. Indien noodzakelijk kan de vertrouwenspersoon, met in acht neming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid, andere personen die bij de kwestie betrokken zijn, horen.

  7. Van een strafbaar feit wordt het bestuur onmiddellijk op de hoogte gesteld.

  8. De vertrouwenspersoon rapporteert zijn bevindingen en geeft aan of de klacht gegrond of ongegrond is gebleken. Klager en aangeklaagde ontvangen een afschrift van het rapport.

  9. De vertrouwenspersoon stuurt rapport vergezeld van een advies over eventuele maatregelen naar het bestuur.

  10. Indien klager tijdens de procedure de klacht intrekt, wordt dit door de klager, bij voorkeur schriftelijk, aan vertrouwenspersoon meegedeeld.

  11. Na ontvangst van het rapport en advies wordt dit onderwerp op de eerstvolgende agenda van de bestuursvergadering geagendeerd.

Deze bovenstaande regeling wordt ieder jaar geëvalueerd door het bestuur.

De vertrouwenspersoon voor ‘t Heike is op dit moment:

Mevr. Heidi van der Donk

Achtersteweg 1C

5392 CE Nuland